La paradoja de las reuniones de trabajo

Las reuniones, por un lado, son una pérdida de tiempo, son dolorosas, frustrantes y sin sentido y, por otro lado, son críticas y una actividad central de la gestión de toda organización. Lo importante es que, si vamos a tener reuniones, debemos asegurarnos de que se hagan bien.

¿Cómo organizar reuniones de trabajo efectivas? Durante más de 20 años de experiencia en diseño, alineamiento y creación de una cultura de excelencia en ejecución a nivel de toda Latinoamérica, he concluido que las mejores disciplinas de reuniones son las seis prácticas que denominamos IRIADA:

Información accionable:

Debemos asegurarnos de que las decisiones que se tomen en las reuniones de rendición de cuentas sean basadas en datos y gráficas que influencien la toma de decisiones gerenciales.

Ritmo disciplinado:

Esta práctica busca que exista una cadencia de reuniones sistematizada y sincronizada entre los diferentes niveles organizacionales.

Intensidad de decisiones:

Luego, se requiere Intensidad de decisiones, para asegurar que en cada reunión de rendición de cuentas se tomen decisiones que muevan los resultados, tanto de mejora continua como de innovación.

Agilidad en ejecución:

La agilidad en ejecución busca garantizar que los proyectos y compromisos que se generan en las reuniones de rendición de cuentas se administren an administrados a través de sprints y una cultura de agilidad.

Disciplina y políticas para el manejo de reuniones:

La disciplina y políticas para el manejo de reuniones pretende definir un marco regulatorio de políticas, el cual asegure la eficiencia y efectividad de las reuniones de rendición de cuentas.

Aprendizajes significativos

Esta práctica consiste en tratar de implementar el aprendizaje en la organización, por medio de la gestión de la ejecución de compromisos que garantice impacto.

Estas prácticas permiten avanzar en la creación de una cultura de excelencia en ejecución y hacer de las reuniones una actividad crítica central.

Esto es fundamental para alcanzar la excelencia en ejecución de la estrategia y de la operación, pues hace de las reuniones una actividad muy eficiente y efectiva al mismo tiempo.

Estas prácticas hacen de las reuniones una clave para lograr los resultados de la organización, eliminando el hecho de “morir” por encuentros ineficaces e ineficientes.